会計帳簿や決算書類は倉庫に入れておけばOK?帳簿書類保存の「鉄則」

 青色申告法人は帳簿や書類を確定申告書の提出期限から7年間(青色繰越欠損金が生じた事業年度は10年間)保存しないといけませんが、「保存」とは単に倉庫に入れておけば良いのでしょうか?国税不服審判所の二つの裁決事例から帳簿書類保存の「鉄則」について解説したいと思います。

豪雨により水浸しになった帳簿を廃棄した事例

 近年、台風や記録的な豪雨が増えていますが、豪雨で水浸しになった帳簿を誤って廃棄したことによって青色申告の承認が取り消されたため、国税不服審判所で争われた事例(平成3年7月2日採決、裁決事例集 No.42 – 147頁)があります。

 この事例は、豪雨のためダンボールケース3箱に収納していた帳簿が水浸しになってしまい、経理部長が帳簿を乾燥させるよう指示したものの、その後帳簿の紛失に気がつき、不用品と共に焼却場へ搬出してしまったのではないかというものです。経理部長は既に焼却されたものと判断し、現実に焼却されたかどうかの確認は行わなかったとしています。

 国税不服審判所は、納税者が主張するとおりの経緯で紛失したとしても(1)防水措置を講じずに帳簿書類を保存していたこと、(2)水浸しになった帳簿の保全について適切な措置を講じていなかったこと、(3)廃棄場所が判明しながら速やかに帳簿の存否の確認を行わなかったことなどから、帳簿の紛失は、納税者の責めに帰することのできないやむを得ない事由に基づくものではないとして、青色申告の承認取り消しを支持しました。

 頑丈な家屋が損壊するほどの豪雨の場合には帳簿書類の保存は難しいかもしれませんが、それでも帳簿書類はできるだけ安全な場所で保存し、万が一損傷した場合であっても、安易に廃棄せずに適切な保全措置を講じることが大切だということです。

帳簿の提示を拒否した事例

 帳簿書類を適切に保存していたけれども税務職員への提示を拒否した場合はどうなるのでしょうか?実際に税務調査官への提示を拒否したことを理由に青色申告の承認が取り消されて争いになった事例(昭和62年6月3日裁決、裁決事例集 No.33 – 132頁)があります。

 この事例では税務職員が10回にわたって納税者の所在地及び代表者の住所地に臨場して帳簿書類の提示を求めたにも関わらず、納税者が「調査の具体的な理由を言わなければ帳簿書類は見せられない」として応じませんでした。これに対して国税不服審判所は「帳簿書類の備付け、記録、保存の義務は、帳簿書類を提示する不即不離の関係であるため、担当職員の帳簿書類の提示の求めに応じない場合には、帳簿書類等の備付け等を法令の規定に従って行っていないと評価すべきである」として、青色申告の承認が取消事由に当たるという裁決を出しています。

 つまり帳簿書類の保存とは単に保管しておけばよいという意味ではなく、税務職員の質問検査に応じなければならない、言い換えれば「保存はしてあるけど、見せない」はNGということです。

 また、最近では帳簿書類を電子データによって保存している場合も多いですが、この場合も単に電子データで保存しておけば良いというわけではなく、税務職員の質問検査に応じられるようにパソコン、ディスプレイ、プリンター操作マニュアル、システム概要書を備え付けるなどして可視性を確保しなければなりません。「電子データとして保存してありますがディスプレイが無いのでお見せできません…」といった言い訳は通用しませんのでご注意ください。

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