会計帳簿や決算書類は倉庫に入れておけばOK？帳簿書類保存の「鉄則」

　法人は、帳簿や書類を確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存しなければなりません。また、青色繰越欠損金が生じた事業年度などについては、10年間の保存が必要になります。

　ところで「保存」とは、単に倉庫に入れておけば足りるのでしょうか？国税不服審判所の2つの裁決事例から帳簿書類保存の「鉄則」について解説したいと思います。

豪雨により水浸しになった帳簿を廃棄した事例

　近年、台風や記録的な豪雨による被害が増えていますが、豪雨で水浸しになった帳簿を誤って廃棄したことによって青色申告の承認が取り消されたため、国税不服審判所で争われた事例（平成3年7月2日裁決、裁決事例集 No.42 – 147頁）があります。

　この事例は、豪雨のため段ボールケース3箱に収納していた帳簿が水浸しになってしまい、経理部長が帳簿を乾燥させるよう指示したものの、その後帳簿の紛失に気がつき、不用品と共に焼却場へ搬出してしまったのではないかというものです。経理部長は既に焼却されたものと判断し、実際に焼却されたかどうかまでは確認しなかったとしています。

　国税不服審判所は、納税者が主張するとおりの経緯で紛失したとしても（1）防水措置を講じずに帳簿書類を保存していたこと、（2）水浸しになった帳簿の保全について適切な措置を講じていなかったこと、（3）廃棄場所が判明していながら速やかに帳簿の存否の確認を行わなかったことなどから、帳簿の紛失は、納税者の責めに帰することのできないやむを得ない事由に基づくものではないとして、青色申告の承認取消しを支持しました。

　建物が損壊するほどの豪雨であれば帳簿書類の保存は難しいかもしれませんが、それでも帳簿書類はできるだけ安全な場所で保存し、万が一損傷した場合であっても、安易に廃棄せずに適切な保全措置を講じることが大切だということです。

　帳簿書類を適切に保存していたけれども税務職員への提示を拒否した場合はどうなるのでしょうか？実際に税務職員への提示を拒否したことを理由に青色申告の承認が取り消されて争いになった事例（昭和62年6月3日裁決、裁決事例集 No.33 – 132頁）があります。

　この事例では税務職員が10回にわたって納税者の所在地および代表者の住所地に臨場して帳簿書類の提示を求めたにもかかわらず、納税者が「調査の具体的な理由を言わなければ帳簿書類を見せられない」として応じませんでした。これに対して国税不服審判所は「帳簿書類の備付け、記録、保存の義務は、帳簿書類を提示する不即不離の関係であるため、担当職員の帳簿書類の提示の求めに応じない場合には、帳簿書類等の備付け等を法令の規定に従って行っていないと評価すべきである」として、青色申告の承認が取消事由に当たるという裁決を出しています。

　つまり帳簿書類の保存とは単に保管しておけばよいという意味ではなく、税務職員の質問検査に応じなければならない、言い換えれば「保存はしてあるが、見せられない」はNGということです。

　また、最近では帳簿書類を電子データによって保存している場合も多いですが、この場合も単に電子データで保存しておけばよいというわけではなく、税務職員の質問検査に応じられるようにパソコン、ディスプレイ、プリンター、操作マニュアル、システム概要書を備え付けるなどして可視性を確保しなければなりません。「電子データとして保存してありますがディスプレイがないのでお見せできません…」といった言い訳は通用しませんのでご注意ください。