freee攻略の鍵はタグにあり!

freee攻略の鍵はタグにあり!

 こんにちは!市ヶ谷、九段下の税理士たちばなです。当事務所ではクラウド会計としてfreeeをおすすめしていますが、特に税理士や会計士のような会計のプロからは「freeeはわかりにくい」といった声が聞こえてきます。

 私自身もfreeeを使い始めた頃は「???」となってしまったのですが、その原因はfreee独自の概念であるタグを理解していなかったことにあります。今回はfreee攻略の鍵であるタグの使い方について私の考えを解説したいと思います。

補助科目のメリットとデメリット

 弥生会計や勘定奉行などに代表される一般的な会計ソフトでは、例えば「売上」勘定の下に補助科目として「A社」「B社」をぶら下げるといった具合に各勘定の金額を管理をします。

 この方法は、勘定科目に補助科目を紐づけるだけなので非常に理解しやすく、「A社分売上」と「B社分売上」の金額が一目でわかるといったメリットがあります。

 ところが一方で、二つ以上の項目を使って金額を管理することが難しいといったデメリットもあります。例えば売上の金額を「取引先別」だけではなく「商品別」でも管理したいと思っても難しく、通常はどちらか一つでしか管理できません。

 もちろん「A社商品X」「A社商品Y」「B社商品X」「B社商品Y」といった具合に補助科目をたくさん作れば二つ以上の項目で管理できないこともありませんが、補助科目の数が膨大になってしまう上に、いざA社の売上の金額を知ろうとしたときには「A社商品X+A社商品Y+…」といった計算をしないといけなくります。

freeeが採用したタグという方法

 freeeが採用したタグという方法はこういった課題を解決するもので、取引入力の際に「取引先」や「品目」といったタグを目印としてを付けておいて、後で自由に集計できるようにしようというものです。

 例えば、売上を取引先別にも商品別にも管理したいという場合には、売上取引を登録をするときに「A社」「商品X」といった具合にタグをつけておきます。そうすると「A社に対する売上高」も「商品Xの売上高」もfreee上で瞬時に表示させることが可能になります。

 さらには次のようなマトリックスで集計することもできるため、「A社に対する商品Xの売上高」といった金額も即座に知ることができます。

タグを使いこなすコツ

 このようにタグを使った勘定の管理は補助科目よりも自由度が高いため慣れてしまえば非常に便利なのですが、一方で補助科目に慣れ親しんできた方にとっては最初につまづいてしまうポイントだと思います。

 また、タグはその高い自由度のために初期設定が非常に重要で、初期設定が正しくできていないと金額の管理がぐちゃぐちゃになってしまう恐れがあります。

 では「タグをどのように使えば良いのか?」と聞かれれば、当事務所としては、次の表のように「取引先」と「品目」は勘定ごとに使い分けるようにし、部門やメモタグは勘定科目をまたいで使うことをお勧めしています。

 例えば「売上勘定は取引先と品目を使って管理する」「売掛金勘定は取引先で管理する」とルールを決め、その一方で「営業部門で使った費用は勘定科目に関わらず全て営業部門というタグをつける」といった具合です。

 小さい会社の場合は「部門」や「メモタグ」は使わなくても大丈夫なケースが多いと思いますので、そのような会社では「取引先」と「品目」の使い方さえ決めておけばfreeeを上手に使いこなせると思います。

 当事務所ではfreeeの導入を支援しておりますので、ご興味のある方は是非お問い合わせください。

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